Может ли копия накладной быть первичным учетным документом?

Вопрос: Наше предприятие — резидент Республики Беларусь — ОДО «Б» — заключило договор поставки с нерезидентом, по которому был поставлен груз и произведено его таможенное оформление при помощи таможенных агентов. Затем товар поступил на наш склад. Однако с грузом были предоставлены копии авианакладной и инвойса с оригинальными таможенными отметками. Оригиналы этих документов отсутствовали (специалисты по таможенному оформлению пояснили это так: «… при прохождении таможенного оформления сотрудники таможенных органов изымают по одному оригинальному документу из комплекта, представляемых заявителем (таможенным агентом). В этой связи, при недостаточном количестве оригинальных документов с них делаются ксерокопии, на которые сотрудник таможенных органов ставит синие печати. После прохождения таможенного оформления такие документы передаются получателю груза»).

В договоре поставки было предусмотрено, что факсимильная копия договора, в том числе приложений, спецификаций к нему, считается действительной и имеет юридическую силу

Можно ли считать фактически поступившие нам документы первичными учетными документами и имеем ли мы право оприходовать по ним груз, а также — осуществить платеж?

Ответ: Подобные вопросы возникают нередко и в первую очередь — у бухгалтеров. При этом директора пытаются снять якобы несуществующие бухгалтерские проблемы, проводя в качестве аргумента аналогию с тем, что в договоре поставки было предусмотрено, что факсимильная копия договора, в том числе приложений, спецификаций к нему, считается действительной и имеет юридическую силу, — значит – и копия накладной имеет юридическую силу.

Нормативные предписания

Статья 2 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности» (в ред. от 29.12.2006 № 188-З, далее – Закон о бухучете) понятие «хозяйственная операция» определяет так – действие или событие, вызывающие изменения в объеме, составе, размещении и использовании активов и (или) пассивов организации.

Таким образом, получение товара по договору поставки является хозяйственной операцией, поскольку влечет изменение в объеме и составе активов (приход товаров) и пассивов (увеличение задолженности перед поставщиком) ОДО «Б».

Одной из основных задач бухгалтерского учета и отчетности ст.4 Закона о бухучете называет формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее финансовом положении, полученных доходах и понесенных расходах. Далее Закон о бухучете говорит о том, что все хозяйственные операции подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета (ст.8).

Таким образом, несмотря на наличие или отсутствие первичного учетного документа, хозяйственная операция должна быть своевременно отражена в бухгалтерском учете организации (зарегистрирована на счетах бухгалтерского учета).

Статья 9 Закона о бухучете предусматривает, что факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Минфином (для Национального банка, банков — Национальным банком), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совмину, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики.

При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование, номер документа, дату и место его составления;

- содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Однозначно, что факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, а не его копией.

Форма авианакладной, выписанной иностранным поставщиком (либо грузоотправителем), не предусмотрена в белорусских альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, она должна содержать предусмотренные Законом обязательные реквизиты – в том числе и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Копия авианакладной не будет содержать личные подписи лиц, оформивших ее со стороны поставщика (грузоотправителя). Уже только по этому критерию она не соответствует требованиям к обязательным реквизитам первичного учетного документа, изложенным в ст.9 Закона и не должна приниматься к учету.

Подпункт 3.2 Положения об условиях выдачи таможенных разрешений на помещение товаров под таможенный режим выпуска для свободного обращения, утв. приказом ГТК от 28.09.1999 № 430-ОД (далее – Положение) говорит о том, что право заявления таможенного режима выпуска для свободного обращения резидентом Республики Беларусь подтверждается:

представлением документов в виде свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя и извещения о присвоении учетного номера налогоплательщика либо наличием сведений о регистрации такого лица в таможенном органе;

представлением договора (контракта) либо иных документов (кассового чека, товарного чека, квитанции, акцептованного счета-проформы, заказа и т.п.), а также наличием сведений о совершении действий в рамках соответствующей внешнеэкономической операции.

Подтверждение ввоза товаров на таможенную территорию Республики Беларусь производится представлением, в частности, документов, свидетельствующих о пересечении товарами таможенной границы республики и их доставке в место назначения, в виде транспортной накладной, документа контроля доставки, оформленных таможенными органами в установленном законодательством порядке (подп.3.9 Положения).

Вместе согласно подп.3.11 Положения с таможенными разрешениями в делах таможни должны храниться документы, указанные в подпунктах 3.4 – 3.6 (платежные документы, сертификат происхождения, счет-фактура, декларация таможенной стоимости), 3.7 (разрешения (лицензии) органов экспортно-импортного контроля), 3.9 (накладная, спецификация и т.п.) Положения.

Если толковать подп.3.11 Положения буквально (без учета того, что указанные в подп.3.2, 3.9 Положения документы должны всего лишь представляться, а не оставляться) то можно подумать, что в делах таможни действительно должны храниться оригиналы документов (в том числе и накладных).

Между тем, на практике сотрудники таможенных органов все-таки правильно понимают смысл приведенных требований Положения и оставляют себе копии документов, отдавая оригиналы этих документов заявителям.

Однако, у таможенных агентов ОДО «Б» почему-то все произошло наоборот – оригиналы документов забрали, а копии оставили.

Согласно п.146 Инструкции о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утв. постановление МНС от 29.12.2003 № 124 (далее – Инструкция) плательщикам (иным обязанным лицам), не обеспечившим сохранность бухгалтерских и иных связанных с налогообложением документов либо не обеспечившим ведение учета в соответствии с требованиями Закона «О бухгалтерском учете и отчетности», налоговый орган может предложить восстановить бухгалтерский учет (учет доходов и расходов) с установлением срока для восстановления учета, но не свыше трех месяцев. Предложение по восстановлению учета вносится в форме письменного требования налогового органа в адрес плательщика (иного обязанного лица).

Пункт 147 Инструкции предусматривает, что восстановление бухгалтерского учета (учета доходов и расходов) проводится путем получения плательщиком (иным обязанным лицом) надлежащим образом заверенных копий первичных учетных документов у лиц, с которыми производились хозяйственные операции, у обслуживающего банка и других юридических лиц с последующей их систематизацией и отражением в регистрах аналитического и синтетического учета.

Уточненные налоговые декларации (расчеты) по налогам, представленные плательщиком (иным обязанным лицом) налоговому органу после восстановления учета, не принимаются во внимание при составлении акта проверки.

Таким образом, с одной стороны, белорусским законодательством не предусмотрен четкий порядок действий в случае отсутствия у юридического лица первичных документов (их утраты либо непредставления контрагентом). С другой стороны, по аналогии можно применить приведенные выше нормы Инструкции – и запросить (вне рамок налоговой проверки и без предложения налогового органа о восстановлении бухгалтерского учета) заверенные копии первичных учетных документов у контрагента ОДО «Б» по сделке.

Если же оригинал первичного учетного документа действительно изъят сотрудниками таможенного органа (как следует из пояснений таможенных агентов ОДО «Б»), то запросить заверенную копию такого документа можно и у этого таможенного органа.

Выводы

Обычная копия авианакладной, не заверенная поставщиком (грузоотправителем), не является первичным учетным документом и к учету приниматься не должна. Для принятия к учету ОДО «Б» необходимо запросить у поставщика (грузоотправителя) заверенную им копию авианакладной на соответствующую поставку.

Инвойс не является первичным учетным документом в смысле ст.9 Закона о бухучете, поскольку сам по себе не подтверждает факта совершения какой-либо хозяйственной операции. Поэтому требования указанной нормы на инвойсы не распространяются.

Исходя из договора поставки, ОДО «Б» признает юридическую силу факсимильной копии как самого договора, так и приложений, спецификаций к нему. Поэтому, если инвойс является приложением к договору поставки, производить платеж на основании его факсимильной копии можно.

Если у вас есть вопросы по такой ситуации, пишите на ilat@ilat.info. Подпишитесь на мой Инстаграм, чтобы оперативно читать новые материалы.

Илья Латышев, юрист, директор «Юридической компании Ильи Латышева«