Предоставление копии договора аренды при изменении юридического адреса: право или обязанность плательщика?

Многие компании периодически меняют место расположения (в обиходе – «юридический адрес»). Одни расширяются и берут в аренду офис побольше. Другие – наоборот ужимаются.

В настоящее время изменение юридического адреса в уставе юридического лица может не отражаться и, соответственно, необходимости государственной регистрации изменений в устав не влечет.

Об изменении юридического адреса уведомляется ряд государственных органов (исполком, налоговая инспекций, отделение фонда социальной защиты населения, филиал РУП «Белгосстрах»), а также обслуживающий банк. Уведомление производится путем направления (подачи в канцелярию) обычного письма, содержащего информацию о том, что у юридического лица изменился юридический адрес.

Обычно такое письмо подается сначала в исполком. А затем во все остальные инстанции подается такое же письмо, но уже с приложением копии письма в исполком с отметкой его канцелярии.

Столкнулись недавно с такой ситуацией.

Юридическое лицо переехало. Причем в пределах одного здания — с пятого этажа на седьмой.

Было подано письмо-уведомление в исполком, затем – в налоговую инспекцию.

Однако налоговый инспектор сочла такое письмо-уведомление с приложением копии письма в регистрирующий орган недостаточным и потребовала также предоставить копию нового договора аренды.

На вопрос директора юридического лица: «Для чего?» — прозвучал ответ: «Для того, чтобы проверить своевременность уведомления». На вопрос, где в Налоговом кодексе предусмотрена обязанность предоставления копии договора аренды в данном случае, внятного ответа не последовало. После небольшого словесного спора на эту тему собеседница пообещала выслать предписание на предоставление копии договора и в случае непредоставления — привлечь к ответственности.

Дабы не портить отношения с налоговой инспекцией на ровном месте, решено было копию договора аренды в налоговую инспекцию предоставить.

Однако с точки зрения законодательства обязанности предоставлять копию нового договора аренды при смене юридического адреса у налогоплательщиков нет.

Подпункт 1.9.5 пункта 1 статьи 22 Налогового кодекса Республики Беларусь предусматривает, что плательщик обязан  сообщать в налоговый орган по месту постановки на учет об изменении места нахождения организации или места жительства индивидуального предпринимателя — в срок не позднее десяти рабочих дней со дня такого изменения.

Пункт 3 статьи 48 Гражданского кодекса Республики Беларусь предусматривает, что изменения учредительных документов приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законодательными актами, — с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Однако юридические лица и их учредители (участники) не вправе ссылаться на отсутствие регистрации таких изменений в отношениях с третьими лицами, действовавшими с учетом этих изменений.

Таким образом, датой изменения юридического адреса юридического лица является не дата заключения нового договора аренды (как это почему-то посчитал налоговый инспектор в описанной ситуации), а дата уведомления соответствующего исполкома.

Дата нового договора на самом деле непринципиальна. Помещение может быть передано арендатору в другую дату, позже даты заключения договора. Либо параллельно какой-то срок могут действовать два договора аренды: на старое помещение, где до этого размещался юридический адрес, и на новое помещение, куда компания переезжает.

Однако на практике часть налоговых инспекторов все равно требуют от налогоплательщиков при смене юридического адреса предоставлять копии новых договоров аренды. Хотя на законодательстве такое требование не основано.

При этом зачастую возникают такие ситуации. Юридическое лицо фактически переехало, договор аренды по старому месту расположения расторгнут, а по новому – еще не заключен (причин тому может быть много – например, принципиальное согласие достигнуто, но новый арендодатель не спешит его разработать и передать договор аренды на подпись арендатору). Соответственно, возникает вопрос, каким образом в данной ситуации можно предоставить в налоговую инспекцию копию договора аренды.

В данном случае, на наш взгляд, следует исходить из того, что до момента заключения договора аренды по новому юридическому адресу нельзя говорить о том, что место нахождения юридического лица (юридический адрес) изменилось. Фактический переезд на новое место без заключения договора не означает изменения юридического адреса. Юридический адрес изменится только после подписания соответствующего договора аренды.

Поэтому уведомлять исполком и иные органы об изменении юридического адреса необходимо будет только после подписания договора аренды по новому адресу. А когда договор будет подписан, вопрос, как предоставить копию этого договора в налоговую инспекцию, возникать не должен.

Илья Латышев, юрист, директор «Юридической компании Ильи Латышева»